HuyNguyen's Blog

Mười chiêu chạy tốt cho tôi trong quản lý các dự án và ưu tiên công việc.

Tôi thường được hỏi điều gì giữ cho tôi có được sự tập trung và liên tục trên tuyến đường tiến đến những mục tiêu của tôi. Mọi người muốn biết cách nào “chạy được”. Họ muốn biết “vũ khí bí mật” của tôi để làm nhiều dự án và các ưu tiên công việc. Sự thật là chẳng có cách nào chạy được cho tất cả mọi người. Mỗi chúng ta đều có cách cá nhân của mình, thế mạnh cũng như điểm yếu. Cách chạy được cho người này có thể không chạy cho người khác.
Tuy nhiên, đây là mười điều chạy được cho tôi. Khi tôi thấy mình không năng suất được như tôi muốn, tôi nhìn vào xem điều nào trong những điều này xem tôi có lẽ đã làm không tốt và kiên trì như tôi nên.

1. Mục đích rõ ràng, viết ra được
Tôi viết những mục đích của tôi xuống và để chúng trước mặt. Tôi đặc biệt quan tâm tới ba mục tiêu đầu. Ba cái quan trọng nhất mà tôi đang trong quá trình hoàn thành. Sự rõ ràng dẫn tới sức mạnh, và có những mục đích rõ ràng, viết được ra giữ cho tôi tập trung hơn.

2. Cuốn sổ dự án.
Tôi giữ một cuốn sổ kẹp với 3 móc ở gáy, với một cái gáy đánh số cho mỗi dự án. Trong mỗi phần, tôi có danh sách các việc cần làm, ghi nhớ về tài nguyên và ý tưởng đề hoàn thành những dự án.
Rồi, tôi chẻ nhỏ những dự án của tôi thành những kế hoạch hành động. Hầu hết mọi người có danh sách việc để-làm, nhưng tôi chia danh sách của tôi thành cần kíp, cấp bách và quan trọng. Tôi dùng A, B, C và cố hết sức để tâm tới chúng theo thứ tự. Những cái A phải được làm xong và nhạy cảm về thời gian, những cái B nên được làm hay phải được làm, nhưng không quá gấp về thời gian, những cái C nếu làm được thì cũng hay, tôi có ý muốn làm, nhưng chúng không gấp hay thiết yếu.
Cố hết sức, tôi đặt thời gian để làm các việc A. Tôi đặt hẹn lịch cho chúng và như vậy ít có khả năng chung sẽ trượt và không được làm đúng hẹn.

3. Thời gian nghỉ.
Tôi không thực hành được điều này tốt như tôi muốn, nhưng tôi biết điều này sẽ chạy khi tôi làm, và tôi đang khá lên ở điều này. Chúng ta cần những khoảng nghỉ. Những khoảng nghỉ dài ngày (ít nhất một tuần hay mười ngày), những kỳ nghỉ tương đối (cuối tuần dài (thứ bảy, chủ nhật + 1 ngày) ). Nhớ rằng, chính khoảng lặng giữa những nốt nhạc tạo nên âm nhạc. Đảm bảo rằng, tạo ra một chút khoảng nghỉ của bạn trong ngày, trong tháng trong năm và trong cuộc sống của bạn.
Hầu hết, nếu không phải là tất cả, những người lãnh đạo và thành đạt vĩ đại dành thời gian lánh đi – thời gian yên lặng, thời gian suy tưởng, thời gian thiền và thời gian đổi mới. Không có nó, họ không có thể hoàn thành được điều họ làm. Tại sao chúng ta lại khác đi được?

4. Nhóm đầu não
Tôi gặp gỡ hầu như mọi tuần với Nhóm Thành Công của tôi. Hai trong số họ sống ở bờ Tây và người còn lại ở phần giữa nước Mỹ. Chúng tôi gặp qua cuộc gọi hội đàm và nói về những mục đích và dự án, cái gì đang chạy, cái gì không chạy và chúng tôi có thể tiến thêm tốt hơn ra sao. Tôi không muốn thiếu đi sự hỗ trợ giá trị này.
 Chúng tôi gặp trong một giờ và chia thời gian giữa các thành viên trong cuộc gọi. Thêm nữa, chúng tôi trao đổi email khi cần.

5. Phục vụ đầu tiên – Lợi nhuận thứ hai
Điều này không phải dễ làm, nhưng rất cần thiết đặt trọng tâm vào cho khách hàng điều họ muốn. Nếu tôi nghĩ về những gì tôi có thể làm cho khách hàng hay vì tôi có thể lợi lộc gì, mọi thứ chạy tốt. Cộng việc chạy và chứng minh rằng bạn có thể có bất kỳ thứ gì bạn muốn nếu bạn giúp đủ những người khác có cái họ muốn.
Bằng cách tập trung vào nơi đáng tập trung – tạo ra giá trị – thay vì tôi muốn được gì cho tôi, tôi tạo ra tiến bộ – và tiến bộ là cái tồn tại lâu dài.

6. Tôn thờ khoảng thời gian hiệu năng cao
Chúng ta đều có những thời gian nhất định trong ngày mà chúng ta làm việc tốt nhất, với tôi, đó là buổi sáng. Với bạn, có thể đó là buổi chiều hay nửa đêm. Tôi đặt kế hoạch hầu hết những dự án quan trọng nhất vào buổi sáng, Cho khoảng thời gian hiệu năng thấp hơn, tôi làm những việc cần ít sáng tạo, ít lực của não, hay ít động lực hơn.

7. Ghi nhật ký
Tôi giữ một quyển nhật ký trên máy tính và cũng trong một cuốn sổ kẹp 3 vòng, để tôi có thể đục lỗ và thêm giấy vào khi cần thiết. Đó là cuốn sổ nháp cũng như chỗ để tôi ghi lại ý tưởng và suy tư.
Thật sâu sắc và hứng thú đối với tôi khi tôi xem lại những nhật ký từ những năm trước. Thật kỳ diệu nhìn thấy sự khác đi về quan điểm của những năm đã qua cũng như quan sát sự tiến bộ đạt được.

8. Thể dục
Tất cả chúng ta cần thể dục. Cơ thể ta cần tích cực để đầu óc hoạt động tốt. Khi tôi bỏ tập, công việc của tôi dở đi. Khi tôi làm điều tốt cho tôi, những thứ tốt xảy đến với tôi. Tôi giờ đây nhìn vào khoảng thời gian tập thể dục như là một đầu tư vào hiệu năng của tôi, hơn là lấy mất đi thời gian hiệu năng.

9. Đọc những sách tốt và nghe những băng tốt
Đầu óc, sự sáng tạo và động lực của tôi được kích thích bằng những câu chuyện hứng khởi, nghe những ý tưởng hay và học tại sao những người vĩ đại đã sống và chiến thắng.
Tôi đọc với một cái máy thu âm hay một cái sổ ghi, bởi vì tôi muốn ghi lại theo thời gian những ý tưởng tôi kháp phá ra và những điều tôi nghĩ như kết quả của những điều tôi đọc.

10. Đặt những câu hỏi
Tôi tin rằng những câu hỏi là những câu trả lời. Khi tôi đặt câu hỏi cho người khác, tôi học được. Khi tôi đặt câu hỏi cho chính tôi, tôi phải suy nghĩ và nghiên cứu, tôi còn học được nhiều hơn. Tất nhiên, ta chẳng thể học được ít đi.
Chất lượng cuộc sống của ta liên hệ mật thiết với chất lượng câu hỏi của ta.